Margriet geeft tip voor een overvolle inbox

Overstromende inbox? Probeer het eens zo

Tegenwoordig krijg ik steeds vaker de vraag tijdens of ik niet een truc weet voor die eindeloze stroom e-mails. Sommigen ervaren het echt als terreur, zeker na een paar dagen vrij, om die gigantische inbox te zien.

Nu kom je op internet veel tips vinden over het beheren en beheersen van je mail. Wat ik eigenlijk niet tegenkom, maar tijdens coaching wel vaak een rol blijkt te spelen, is je eigen houding t.o.v. je inbox. De meesten van ons werken wel met een mappenstructuur om mails te bewaren. Maar de aanblik van een volle inbox maakt vooral de actiegerichte doener in ons wakker: mouwen opstropen en gaan. Vaak hebben we bepaalde tijd gereserveerd om een stapel mail weg te werken. Als de tijd om is, ligt er nog voorraad. En als we terugkomen is de lijst weer aangevuld. Dit maakt moedeloos en gefrustreerd. De oplossing is meestal een dag(deel) vrij plannen om de voorraad weg te werken. Een goed plan, maar daarmee is het patroon nog niet doorbroken.

Wat helpt is de denker in ons te betrekken bij het afhandelen van mail

Wat helpt is de denker in ons te betrekken bij het afhandelen van mail. Heb je een half uur ingeruimd voor je inbox? Ga van start met de denker: Welke berichten ‘moet’ je vandaag afhandelen? Welke berichten kunnen wachten en kun je meenemen naar een overleg of bila om te bespreken, en ga je dus niet per mail afhandelen? Zitten er mails bij die weg kunnen? Gooi ze direct weg. Mails die wel per mail een antwoord vragen, maar niet direct, plan je in. Zo simpel is dat.

Zo, nu heb je alleen de mails over waar je vandaag mee aan de slag moet. De mails die je binnen twee minuten af kunt handelen, doe je meteen. De overige mails bekijk je nogmaals met de denker: ben jij echt degene die hier vandaag iets mee moet? Of kun je het delegeren? Als jij ermee aan de bak moet, wat wordt er dan van je gevraagd? En wanneer is goed, goed genoeg? Ben je er niet zeker van wat er precies aan jou wordt gevraagd, stuur dan een reactie met gespecificeerde vragen om aan de verwachtingen te kunnen voldoen. Klinkt flauw? Uit ervaring van anderen en mezelf, weet ik dat je meestal de reactie krijgt: ‘goed dat je het vraagt, want …’ (ik heb alleen dat nodig, ik zoek eigenlijk naar, of, het is al niet meer nodig (echt waar, dat komt vaker voor dan je denkt)).

Overstromende inbox? Probeer het eens zo. Klik om te Tweeten

De mails die duidelijk zijn, bij jou horen, meer tijd vragen dan twee minuten en echt vandaag moeten, plan je vandaag in. So be it. Maar ik vraag me oprecht af, als je de denker inzet, hoeveel mails dat nog zijn.

Uiteraard is dit niet de heilige graal. We hebben te leren accepteren dat informatiestromen toenemen. Dat is goed zichtbaar in je inbox. Vind vooral jouw manier om hier op een prettige wijze mee om te gaan. Het gaat er ten slotte om dat jij voldoening haalt uit je werk, en geen slaaf bent van je inbox.