Als je als projectleider de gaten in je project opvult

Bas is ervaren projectleider. Hij heeft net een nieuwe opdracht gekregen binnen het ministerie waar hij werkt. De eerste projectbijeenkomsten zijn geweest en de teamleden zijn enthousiast. Bas is niet zo enthousiast, omdat hij signaleert dat hij in een bekende valkuil stapt: het merendeel van de acties ligt op zijn bordje.

Dit keer wil hij gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het project, en niet alleen maar vakinhoudelijke inbreng van de teamleden. Hij legt zijn vraag voor aan zijn intervisiegroep die ik begeleid.

De vraag roept bij zijn collega-projectleiders veel herkenning op. Zij ervaren ook dat teamleden enthousiast zijn, maar kampen met volle agenda’s. Het is lastig om taken en verantwoordelijkheden goed te verdelen. Uiteindelijk heb jij als projectleider de opdracht aangenomen, en wil jij tijdig de resultaten boeken. Meestal vul je als projectleider dan de gaten op die niemand anders oppakt. Hoe kun je dat tij keren?

[bctt tweet=”Meestal vul je als projectleider de gaten op die niemand anders oppakt. Hoe kun je dat tij keren?”]

We starten de intervisie door Bas een aantal open vragen voor te leggen die betrekking hebben op zijn stijl van projectleiderschap. De vragen werken verhelderend en helpen Bas om meer inzicht te krijgen in zijn gedrag. De vraag die Bas het meest raakt, is de vraag wat er precies gebeurt vlak voordat Bas een actie op zijn eigen actielijst zet. Dat weet hij niet precies.

We wijken af van de oorspronkelijk gekozen intervisiemethode en gaan over tot een clinic. De intervisiegroep is nu een projectgroep. Bas wisselt in rollen: hij is regisseur en laat de groep een projectbijeenkomst naspelen. Hij neemt deel aan de groep als teamlid, en ervaart hoe het is om zijn eigen stijl te ontvangen. Met alle inzichten en input van zijn collega’s voor ander gedrag, oefent hij als projectleider in de groep. Het lukt hem om tot de kern te komen: Bas kan niet tegen stiltes. Zodra het stilvalt in zijn projectbijeenkomst, handelt hij het onderwerp zelf af, en gaat over tot het volgende punt. Dit inzicht helpt hem om te gaan spelen met stiltes in projectgroepen en andere bijeenkomsten.

De bijvangst van deze intervisie is voor Bas dat hij ook de aanpak van projectvergaderingen gaat veranderen. Als een project een gezamenlijke verantwoordelijkheid is, dan horen vergaderingen daar ook bij. De volgende keer vraagt hij zijn teamleden om zelf een agendapunt in te brengen en dat te behandelen. Bas verrijkt zijn stijl als projectleider en is weer enthousiast om aan de slag te gaan.